Steuerlexikon für Unternehmer (A–Z)
Im Steuerlexikon finden Sie wichtige Begriffe rund ums Thema Steuern – locker und alltagsnah erklärt, speziell für Unternehmer. Von A wie Abschreibung bis Z wie Zoll: Hier bekommen Sie einen verständlichen Überblick, mit Beispielen aus dem Geschäftsalltag und gelegentlichen Verweisen auf die gesetzlichen Grundlagen.
Wenn Sie etwas Teures für den Betrieb anschaffen – etwa einen Computer oder ein Firmenfahrzeug – dürfen Sie die Kosten nicht in einem Rutsch von der Steuer absetzen, sondern nur verteilt über mehrere Jahre. Dieser Prozess heißt Abschreibung (AfA = Absetzung für Abnutzung). Die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer bestimmt, wie lange abgeschrieben wird (z. B. ein Pkw meist 6 Jahre). Jedes Jahr setzen Sie einen Teil der Anschaffungskosten als Betriebsausgabe an und mindern so den Gewinn. Das ist gesetzlich in § 7 EStG geregelt. Kleiner Bonus: Geringwertige Wirtschaftsgüter bis 800 € netto dürfen Sie sofort komplett absetzen, ohne jahrelang abzuschreiben.
Belege und Geschäftsunterlagen sollte man nicht vorschnell entsorgen – das Finanzamt könnte sie noch sehen wollen. Für Unternehmer gilt: Rechnungen, Buchführungsunterlagen und Jahresabschlüsse müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden, und z. B. Geschäftsbriefe 6 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB). Alltagsnah heißt das: Eine Rechnung von Anfang 2015 dürfen Sie frühestens Anfang 2026 schreddern. Wichtig ist, dass die Dokumente vollständig und lesbar bleiben. Wer sich nicht an die Aufbewahrungsfristen hält, riskiert Ärger bei einer Betriebsprüfung – im Zweifel also lieber einen Ordner zu viel im Regal behalten als einen zu wenig.
Darunter versteht man alle Ausgaben, die durch den Betrieb veranlasst sind – also Kosten, die anfallen, um Ihr Unternehmen am Laufen zu halten. Einfach gesagt: Vom Büromaterial über die Miete bis zum Firmenhandy – alles, was Sie fürs Geschäft ausgeben, kann in der Steuererklärung als Betriebsausgabe den Gewinn mindern (§ 4 Abs. 4 EStG). Das klingt trocken, ist aber bares Geld wert: Je höher die Betriebsausgaben, desto weniger Gewinn und desto weniger Steuern. Wichtig ist nur, dass die Ausgaben wirklich betrieblich sind. Privatvergnügen auf Firmenkosten akzeptiert das Finanzamt nicht – der Luxusurlaub auf Firmenkonto würde also rausfliegen.
Die Bilanz ist sozusagen der Jahres-TÜV für Ihre Firmenfinanzen. Sie stellt zum Jahresende übersichtlich Ihr Betriebsvermögen den Schulden gegenüber – aufgeteilt in Aktiva und Passiva. Zusammen mit der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) zeigt die Bilanz, was Ihr Unternehmen besitzt, was es schuldet und wie das Jahr gelaufen ist (Gewinn oder Verlust). Größere Unternehmen müssen bilanzieren, während kleinere Betriebe oft eine einfachere Einnahmen-Überschuss- Rechnung (EÜR) nutzen dürfen. In der Bilanz tauchen alle wichtigen Posten auf: z. B. Maschinen, Fahrzeuge, Kasse, Bank, Forderungen, Verbindlichkeiten. Das Ergebnis der Bilanz (Eigenkapital am Jahresende) verrät, ob Ihr Unternehmen im vergangenen Jahr reicher oder ärmer geworden ist.
Dieser Begriff stammt zwar aus dem Englischen, ist aber auch bei deutschen Unternehmern ein wichtiger Indikator. Cashflow bedeutet vereinfacht der Zufluss und Abfluss von liquiden Mitteln – also wie viel Geld tatsächlich ins Unternehmen hereingekommen ist und was rausgegangen ist. Im Gegensatz zum Gewinn (der auch mal auf dem Papier existiert, obwohl das Geld noch nicht da ist) zeigt der Cashflow, ob wirklich genug Geld auf dem Konto gelandet ist, um laufende Kosten zu decken. Beispiel: Sie haben im Dezember eine fette Rechnung gestellt (Gewinn erhöht sich), aber der Kunde zahlt erst im Februar – dann ist Ihr Gewinn hoch, aber der Cashflow fürs Jahr trotzdem niedriger. Für die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens ist ein positiver Cashflow entscheidend, denn Rechnungen kann man nur mit Geld auf dem Konto bezahlen, nicht mit Buchgewinnen.
Diese klassische Form der Buchhaltung ist mehr als nur doppelt so kompliziert wie eine einfache Einnahmen-Ausgaben-Liste – aber keine Sorge, sie hat System. Doppelte Buchführung bedeutet, dass jeder Geschäftsfall zweifach erfasst wird: einmal auf der Soll- und einmal auf der Habenseite. Am Ende entstehen daraus Bilanz und GuV. Größere Unternehmen und Kaufleute sind gesetzlich zur doppelten Buchführung verpflichtet (wenn z. B. gewisse Umsatz- oder Gewinngrenzen überschritten werden – seit 2025 mehr als 800.000 € Umsatz oder 80.000 € Gewinn jährlich). In der Praxis heißt das: Sie führen Konten für alles – von Kasse bis Darlehen – und jeder Euro wird auf zwei Konten gebucht (zum Beispiel Kauf eines Computers: Konto „Büroausstattung“ an Konto „Bank“). Die doppelte Buchführung gibt einen genauen Überblick, ist aber aufwendiger. Wenn Ihr Betrieb klein genug ist, dürfen Sie stattdessen die einfachere EÜR machen.
Die Einkommensteuer trifft jeden Privatmenschen – auch Unternehmer, zumindest für den Teil des Gewinns, den sie persönlich verdienen. Wenn Sie als Einzelunternehmer oder Personengesellschaft tätig sind, landet der Gewinn Ihres Unternehmens als Ihr Einkommen in der Einkommensteuererklärung. Das Finanzamt berechnet darauf den Steuerbetrag nach dem progressiven Steuertarif – kleineren Einkommen bleibt dank Grundfreibetrag (rund 10.000–12.000 € jährlich sind steuerfrei) viel erspart, bei höherem Einkommen steigt der Steuersatz bis auf ca. 42% (Spitzensteuersatz) an. Unternehmer zahlen ihre Einkommensteuer oft quartalsweise in Vorauszahlungen ans Finanzamt. Übrigens: Für Kapitalgesellschaften (z. B. GmbH) fällt stattdessen Körperschaftsteuer an (siehe Körperschaftsteuer), aber als Privatperson können Sie zusätzlich noch Einkommensteuer auf Gehalt oder Gewinnausschüttungen schulden.
Die EÜR ist quasi die Light-Version der Buchführung. Kleinere Unternehmer und Freiberufler, die nicht bilanzierungspflichtig sind, dürfen ihren Gewinn mit dieser einfachen Methode ermitteln. Das Prinzip ist leicht verständlich: Einnahmen minus Ausgaben = Gewinn. Es gilt das Zufluss-/Abfluss-Prinzip, sprich: Eine Einnahme zählt in dem Jahr, in dem das Geld tatsächlich gekommen ist, und eine Ausgabe in dem Jahr, in dem das Geld geflossen ist. Sie brauchen keine Bilanz und kein großes Kontenwerk – ein und ausgehende Zahlungen auflisten reicht. Beispiel: Stellen Sie einer Kundin im Dezember eine Rechnung, die erst im Januar bezahlt wird, dann gehört der Betrag erst im Januar (dem Zuflussjahr) in Ihre EÜR. Die EÜR spart Aufwand und Papierkram. Aber Achtung: Überschreiten Sie bestimmte Grenzen (aktuell z. B. über 600.000 € Umsatz oder 60.000 € Gewinn im Jahr; ab 2025 höher), müssen Sie zur Doppelten Buchführung und Bilanzierung wechseln.
Viele Unternehmer gönnen sich einen Dienstwagen – aber wie läuft das mit der Steuer? Ganz einfach: Geschäftliche Fahrten mit dem Firmenwagen sind Betriebsausgaben (Tanken, Leasing, Abschreibung etc.), private Fahrten damit stellen hingegen einen geldwerten Vorteil dar, der versteuert werden muss. Das Finanzamt möchte also verhindern, dass man privat gratis Auto auf Firmenkosten fährt. Es gibt zwei gängige Methoden: die 1-%-Regel und das Fahrtenbuch. Bei der 1-%-Regel wird monatlich 1% des Listenpreises des Autos (zzgl. 0,03% pro Entfernungskilometer Wohnort–Arbeitsstätte) als geldwerter Vorteil dem Einkommen zugerechnet (und versteuert). Alternativ können Sie ein akribisches Fahrtenbuch führen, in dem jede Fahrt (privat oder geschäftlich) dokumentiert wird – dann wird am Jahresende genau abgerechnet nach tatsächlicher Privatnutzung. Kurz gesagt: Ein Firmenwagen ist super, aber komplett steuerfrei privat herumkurven ist nicht.
Freiberufler sind Unternehmer einer besonderen Sorte. Dazu zählen z. B. Ärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater, Künstler, Journalisten, IT-Berater und viele andere katalogähnlich definierte Berufe. Der Clou: Freiberufler müssen kein Gewerbe anmelden, zahlen keine Gewerbesteuer und haben oft weniger Bürokratie. Ihre Einkünfte gelten als selbständige Arbeit (eine der sieben Einkunftsarten im Einkommensteuergesetz). Dafür gibt’s allerdings keine völlige Narrenfreiheit – man muss tatsächlich einen Katalog- oder katalogähnlichen Beruf ausüben oder schöpferisch tätig sein, sonst stuft einen das Finanzamt als Gewerbetreibenden ein. Beispiel: Ein selbständiger Grafikdesigner kann Freiberufler sein (künstlerische Tätigkeit), wohingegen ein Handelsvertreter oder Ladenbesitzer immer Gewerbetreibender ist. Freiberufler führen keine Gewerbesteuer ab und sind nicht IHK-pflichtig, dafür gibt’s bei der Steuer aber auch keine Vorteile bei Verlusten o. Ä. – am Ende zahlen sie Einkommensteuer wie andere Selbständige auch. Wichtig: Die Freiberufler-Eigenschaft muss dem Finanzamt gegenüber plausibel sein, sonst wird fix ein Gewerbe unterstellt.
Die Gewerbesteuer ist die “Unternehmenssteuer” auf kommunaler Ebene. Wer ein Gewerbe betreibt – ob Einzelunternehmer, Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft – zahlt auf seinen Gewinn neben anderen Steuern auch Gewerbesteuer. Der Grundfreibetrag liegt bei 24.500 € Gewinn (für Personengesellschaften und Einzelunternehmer); darüber wird eine Steuermesszahl von 3,5% des Gewinns ermittelt. Klingt wenig? Dann kommt der Hebesatz ins Spiel: Jede Stadt/Gemeinde multipliziert die 3,5% mit ihrem Hebesatz. In einer Gemeinde mit z. B. 400% Hebesatz werden aus 3,5% effektive 14%. In Stralsund beträgt der Hebesatz aktuell 445%, was zu einem effektiven Gewerbesteuersatz von rund 15,6% führt. Kapitalgesellschaften können die Gewerbesteuer nicht weiter verrechnen – sie ist für sie eine echte Zusatzsteuer. Einzelunternehmer und Personengesellschaften können sich die Gewerbesteuer teilweise über eine Anrechnung auf die Einkommensteuer zurückholen (§ 35 EStG), sodass die Belastung abgemildert wird. Wichtig: Freiberufler müssen keine Gewerbesteuer zahlen, egal wie hoch ihr Gewinn ist.
Dieses sperrige Wort bezeichnet anschaffbare Gegenstände mit geringem Wert, die man für den Betrieb kauft – zum Beispiel einen Bürostuhl, Drucker oder Smartphone. Geringwertig heißt hier: netto bis 800 € Anschaffungskosten (ohne Umsatzsteuer). Normalerweise müsste man solche Wirtschaftsgüter über die Nutzungsdauer abschreiben, aber der Gesetzgeber macht kleineren Anschaffungen das Leben leicht: Sie dürfen im Kaufjahr sofort vollständig als Betriebsausgabe abgezogen werden (§ 6 Abs. 2 EStG). Praktisch bedeutet das: Kaufen Sie für 500 € (netto) einen neuen Bürostuhl, können Sie die 500 € noch im selben Jahr komplett geltend machen – fertig, erledigt. Liegt der Preis über 800 €, geht das nicht mehr, dann greift die normale Abschreibung. Zwischen 250 € und 800 € netto besteht auch die Möglichkeit, alternativ einen Sammelposten zu bilden und diesen über 5 Jahre gleichmäßig abzuschreiben – aber viele nutzen einfach den sofortigen Abzug. Fazit: GWGs sind Kleininvestitionen, bei denen das Finanzamt nicht auf jahrelanges Abschreiben besteht.
Arbeiten von zuhause aus kann steuerlich attraktiv sein – allerdings nur unter strengen Bedingungen. Ein häusliches Arbeitszimmer ist ein abgeschlossener Raum in Ihrer privaten Wohnung/Haus, der nahezu ausschließlich beruflich genutzt wird. Haben Sie so ein Büro daheim und kein anderer Arbeitsplatz steht Ihnen für die Tätigkeit zur Verfügung, dürfen Sie die anteiligen Kosten (Miete, Strom, Abschreibung bei Eigentum etc.) bis zu 1.250 € pro Jahr als Betriebsausgabe absetzen (§ 4 Abs. 5 Nr. 6b EStG). Ist das heimische Büro sogar der Mittelpunkt Ihrer gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit (z. B. Sie arbeiten vollzeitig von dort), können die Kosten unbegrenzt abgezogen werden. Wichtig: Der Raum muss wirklich büromäßig genutzt und eingerichtet sein – die Steuerecke am Küchentisch zählt nicht. Neu eingeführt wurde auch eine Home-Office-Pauschale für Tage, an denen man von zuhause arbeitet (6 € pro Tag, maximal 210 Tage im Jahr), aber die betrifft eher Arbeitnehmer. Unternehmer mit einem echten Arbeitszimmer profitieren in der Regel mehr von der oben genannten Zimmer-Absetzung, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind.
Der IAB ist wie ein Steuerspar-Strumpf für künftige Investitionen. Er erlaubt kleinen und mittleren Betrieben, geplante Anschaffungen vorab steuerlich geltend zu machen. Konkret: Wenn Sie planen, in den nächsten drei Jahren eine bestimmte Maschine, ein Fahrzeug oder ein anderes Wirtschaftsgut fürs Unternehmen zu kaufen, können Sie schon jetzt bis zu 50% der voraussichtlichen Kosten als Betriebsausgabe abziehen (§ 7g EStG). Dadurch sinkt Ihr aktueller Gewinn (und die Steuerlast) deutlich. Später, wenn Sie die Investition tätigen, müssen Sie den Abzugsbetrag natürlich wieder auflösen und versteuern – die Rechnung bekommt also irgendwann das Finanzamt präsentiert. Beispiel: Sie erwarten, nächstes Jahr einen Firmenwagen für 40.000 € zu kaufen. Im laufenden Jahr können Sie bereits 20.000 € (50%) als IAB ansetzen, Gewinn und Steuerzahlung sinken jetzt. Kaufen Sie den Wagen dann tatsächlich, wird der Gewinn jenes Jahres um die 20.000 € erhöht (und normal abgeschrieben). Der IAB lohnt sich vor allem, um Gewinne in guten Jahren zu drücken und Investitionen vorzubereiten. Wichtig: Nur Betriebe unter gewissen Größen (Stand jetzt z. B. Gewinn < 200.000 €) dürfen IAB nutzen, und die Investition muss innerhalb von 3 Jahrenerfolgen – sonst holt sich das Finanzamt den Steuervorteil rückwirkend zurück.
Am Ende eines jeden Geschäftsjahres ist Kassensturz angesagt – der Jahresabschluss fasst die finanzielle Situation und das Ergebnis Ihres Unternehmens für dieses Jahr zusammen. Je nach Unternehmensform und Größe sieht der Abschluss unterschiedlich aus: Bilanz + GuV bei bilanzierenden Unternehmen oder eben die EÜR bei kleineren Betrieben. Im Jahresabschluss werden alle Bestände und Ergebnisse zum Stichtag 31.12. (oder ein abweichendes Wirtschaftsjahr-Ende) dargestellt. Für GmbHs & Co. ist der Jahresabschluss auch öffentlichkeitsrelevant – er muss beim Bundesanzeiger eingereicht und veröffentlicht werden (zumindest eine abgespeckte Version). Für Sie als Unternehmer ist der Jahresabschluss ein wichtiger Bericht: Er zeigt, wie rentabel das Jahr war, und dient als Grundlage für die Besteuerung (z. B. Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer, Einkommensteuer auf Gewinne). Außerdem fordern Banken bei Kreditverhandlungen gern die letzten Abschlüsse an, um die Bonität einzuschätzen. Kurz: Der Jahresabschluss ist das finanzielle Zeugnis Ihres Unternehmens für ein Geschäftsjahr.
Kleinunternehmerregelung: Das ist eine Sonderregel im Umsatzsteuerrecht für kleine Unternehmer, die Ihnen einiges an Bürokratie ersparen kann (§ 19 UStG). Wenn Ihr Umsatz im Vorjahr unter einer bestimmten Grenze lag (bis Ende 2024: 22.000 €, ab 2025: 25.000 €) und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 50.000 € (ab 2025: 100.000 €) bleibt, können Sie sich als Kleinunternehmer behandeln lassen. Das bedeutet: Sie stellen Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus und dürfen im Gegenzug keine Vorsteuer beim Finanzamt ziehen. Ihre Umsätze sind dann von der Umsatzsteuer befreit – für Ihre Kunden (B2C) kann das attraktiv sein, weil keine MwSt anfällt. Nachteil: Sie selbst bekommen die MwSt auf Ihren Einkäufen nicht zurück. Viele Einzelstarter nutzen die Kleinunternehmerregelung, um sich den Aufwand mit der Umsatzsteuer zu sparen. Wichtig: Man muss aktiv nichts tun, außer dem Finanzamt bei Gründung mitteilen, dass man Kleinunternehmer sein will (ansonsten wird man regulär besteuert). Auf Rechnungen muss dann ein Hinweis stehen á la „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“. Und keine Sorge: Auch Kleinunternehmer können freiwillig auf die Befreiung verzichten und zur Umsatzsteuer optieren, wenn es für sie besser passt.
Körperschaftsteuer: Das Pendant zur Einkommensteuer für Unternehmen nennt sich Körperschaftsteuer (KSt). Sie fällt für juristische Personen an, also z. B. für GmbHs, AGs, Vereine. Der Steuersatz ist erfreulich einfach: 15% vom zu versteuernden Gewinn, egal wie hoch der Gewinn ist (also kein Staffel- oder Progressionsverfahren). Allerdings kommt hier noch der Solidaritätszuschlag (5,5%) obendrauf, sodass effektiv ca. 15,8% an den Fiskus gehen. Und vergessen wir nicht: Die meisten Kapitalgesellschaften zahlen obendrein Gewerbesteuer auf ihren Gewinn, sodass die Gesamtbelastung meist um die 30% ausmacht (je nach Gewerbesteuer-Hebesatz vor Ort). Körperschaftsteuer wird jährlich per Körperschaftsteuererklärung festgesetzt. Ausschüttungen an Gesellschafter (Dividenden) unterliegen dann auf Anteilseignerebene noch der Abgeltungsteuer oder Einkommensteuer. Für Unternehmer ist wichtig: Wenn Sie Ihre Geschäfte in Form einer Kapitalgesellschaft führen, versteuert die Firma ihren Gewinn mit Körperschaftsteuer – im Gegensatz zum Einzelunternehmer, der alles direkt im persönlichen Einkommensteuersatz versteuert.
Lohnsteuer: Haben Sie Mitarbeiter beschäftigt, werden Sie automatisch zum Steuereintreiber im Auftrag des Finanzamts – über die Lohnsteuer. Die Lohnsteuer ist keine eigene Steuerart neben der Einkommensteuer, sondern eine Erhebungsform der Einkommensteuer auf Arbeitslohn. Als Arbeitgeber berechnen Sie für jeden Mitarbeiter anhand der Lohnsteuerklasse, Freibeträge usw. die monatliche Lohnsteuer und führen diese direkt ans Finanzamt ab. Ihre Angestellten bekommen also den Nettolohn, und die einbehaltene Steuer überweisen Sie (meist bis zum 10. des Folgemonats) an den Fiskus. Für Sie als Unternehmer ist die Lohnsteuer zwar durchlaufend (sie belastet ja den Arbeitnehmer, nicht Ihr Unternehmen), aber Sie haften dafür, dass sie korrekt einbehalten wird! Zusätzlich gehen mit der Lohnsteuer auch Sozialabgaben einher (KV, RV, etc.), die ebenfalls abgeführt werden müssen – das gesamte Paket nennt man Lohnabrechnung. Beispiel: Ihre Mitarbeiterin hat 3.000 € Bruttogehalt, davon ziehen Sie vielleicht ~300 € Lohnsteuer + Soli/ Kirchensteuer ab und zahlen diese ans Finanzamt. Kommt eine Lohnsteuer-Prüferin, schaut sie genau hin, ob alle Mitarbeiter korrekt abgerechnet wurden. Tipp: Ein gutes Lohnabrechnungsprogramm oder der Steuerberater nimmt Ihnen hier viel Arbeit ab.
Mehrwertsteuer (MwSt): Umgangssprachlich reden alle von Mehrwertsteuer, korrekt heißt sie Umsatzsteuer (USt). In Deutschland betragen die Steuersätze derzeit 19% regulär und 7% ermäßigt (für bestimmte Güter/Dienstleistungen wie Lebensmittel, Bücher etc.). Für Unternehmer ist die Mehrwertsteuer in der Regel kein echter Kostenfaktor, sondern ein durchlaufender Posten: Was Sie Ihren Kunden an MwSt in Rechnung stellen, müssen Sie ans Finanzamt abführen; was Sie selbst an MwSt auf Eingangsrechnungen zahlen, holen Sie sich als Vorsteuer zurück. Unterm Strich bezahlt die Steuer also der Endverbraucher, und Sie agieren nur als Treuhänder. (Ausnahme: Wenn Sie Kleinunternehmer sind, siehe dort, dann fällt bei Ihnen gar keine MwSt an.) Wichtig ist, dass Sie auf Ihren Rechnungen den richtigen Steuersatz ausweisen und alle Pflichtangaben erfüllen, damit Ihr Geschäftskunde ggf. zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Im internationalen Sprachgebrauch kennt man die MwSt als VAT (Value Added Tax) – es handelt sich aber um dasselbe Prinzip.
Nachzahlung (Steuernachzahlung): Man freut sich selten, Post vom Finanzamt zu bekommen – erst recht nicht, wenn eine Nachzahlung gefordert wird. Eine Steuernachzahlung bedeutet, dass Ihre bisherigen Vorauszahlungen oder Einbehalte nicht ausgereicht haben und Sie noch Geld oben drauf legen müssen. Besonders im ersten Geschäftsjahrkann das vorkommen: Sie haben vielleicht vierteljährlich null oder nur geringe Vorauszahlungen geleistet, aber am Jahresende stellt sich ein schöner Gewinn heraus – das Finanzamt wird dann im Steuerbescheid die fehlende Steuer als Nachzahlung ansetzen. Nachzahlungen kommen auch vor, wenn sich im Laufe des Jahres Ihr Einkommen stark erhöht hat, Sie aber (noch) keine entsprechend höheren Vorauszahlungen gezahlt haben. Beispiel: Ihre Einkommensteuer-Vorauszahlungen basierten auf einem geschätzten Gewinn von 50.000 €, tatsächlich waren es aber 70.000 €. Die Steuer für die Differenz wird nachgefordert. Wichtig für Unternehmer: Rücklagen bilden! Sobald sich abzeichnet, dass das Jahr erfolgreich läuft, sollten Sie etwas Geld für mögliche Steuer-Nachzahlungen zur Seite legen, damit die Forderung nicht zum Liquiditätsproblem wird.
Progressionsvorbehalt: Ein Zungenbrecher, der leider vielen erst im Nachhinein klar wird. Bestimmte Einkünfte sind zwar steuerfrei, beeinflussen aber dennoch Ihren Steuersatz – das ist der Progressionsvorbehalt (§ 32b EStG). Typische Beispiele: Arbeitslosengeld I, Kurzarbeitergeld, Elterngeld, Krankengeld. Als Unternehmer könnten Sie z. B. betroffen sein, wenn Sie zwischenzeitlich solche Leistungen erhalten haben (etwa Elterngeld während einer Babypause). Diese Einkünfte selbst bleiben steuerfrei, aber das Finanzamt rechnet sie Ihrem zu versteuernden Einkommen hinzu, um den Steuersatz zu ermitteln. Anschließend wird dieser Steuersatz auf Ihr eigentlich zu versteuerndes Einkommen angewendet. Ergebnis: Ihre übrigen Einkünfte werden höher besteuert, als es ohne den Bezug der Lohnersatzleistung der Fall gewesen wäre. Ein einfaches Beispiel: Im Jahr haben Sie 30.000 € gewerblichen Gewinn und 10.000 € Elterngeld bezogen. Die 10.000 € Elterngeld sind steuerfrei, aber Ihr Steuersatz wird so berechnet, als hätten Sie 40.000 € Einkommen. Dadurch zahlen Sie auf die 30.000 € Gewinn mehr Steuern als ohne Elterngeld. Fazit: Der Progressionsvorbehalt stellt sicher, dass steuerfreie Sozialleistungen Ihren Steuervorteil nicht zu groß werden lassen.
Privatentnahme und -einlage: Als Inhaber eines Einzelunternehmens oder Personengesellschafter haben Sie keine getrennte „Firma“ als eigene Rechtsperson – Ihr Betriebsvermögen und Ihr Privatvermögen sind zwar buchhalterisch getrennt, gehören aber letztlich Ihnen. Privatentnahmen sind Geld oder Sachwerte, die Sie aus dem Betriebsvermögen für private Zwecke entnehmen. Klassisches Beispiel: Sie überweisen sich selbst einen Betrag vom Geschäftskonto auf Ihr privates Konto, um Ihren Lebensunterhalt zu bestreiten. Dieser „eigene Lohn“ ist keineBetriebsausgabe – man kann sich selbst leider kein Gehalt als Aufwand anrechnen. Entnahmen erhöhen also nicht den Gewinn (sie beeinflussen ihn eigentlich gar nicht, außer dass weniger Geld in der Firma ist). Privateinlagen sind das Gegenteil: Geld oder Gegenstände, die Sie aus Ihrem Privatvermögen dem Betrieb zuführen. Etwa wenn Sie privates Geld ins Geschäftskonto einzahlen, um eine Investition zu finanzieren, oder Ihr privates Auto ins Betriebsvermögen übertragen. Solche Einlagen sind kein Ertrag – Sie erzeugen damit also keinen zusätzlichen Gewinn. Wichtig zu wissen: Das Finanzamt interessiert bei der Gewinnermittlung nur, was betriebsbedingt ist. Privatentnahmen und -einlagen werden in der Buchführung zwar erfasst (damit man weiß, wieviel der Unternehmer entnommen hat), sind aber steuerneutral. Als Unternehmer sollten Sie dennoch Entnahmen mit Bedacht vornehmen – entnommene Gewinne stehen für Investitionen oder Steuerrücklagen im Betrieb nicht mehr zur Verfügung.
Quellensteuer: Der Begriff Quellensteuer bedeutet, dass die Steuer direkt an der Quelle der Einnahme einbehaltenund an den Fiskus abgeführt wird, bevor das Geld zum Steuerpflichtigen fließt. Ein bekanntes Beispiel ist die Abgeltungsteuer auf Kapitalerträge: Ihre Bank führt automatisch 25% (+ Soli/Kirchensteuer) von Ihren Zinsen oder Dividenden an das Finanzamt ab – Sie bekommen die Erträge also bereits nach Steuerabzug ausgezahlt. Für Unternehmer spielt Quellensteuer z. B. eine Rolle, wenn sie Lizenzgebühren oder Vergütungen ins Ausland zahlen: Dann muss oft ein Teil als Quellensteuer einbehalten und ans deutsche Finanzamt oder ausländische Finanzbehörden abgeführt werden (je nach Doppelbesteuerungsabkommen). Auch Lohnsteuer ist streng genommen eine Quellensteuer, nämlich auf Arbeitslohn, den der Arbeitgeber an der Quelle (beim Lohn) abzieht. Der Vorteil von Quellensteuern: Der Staat hat seine Steuer direkt im Sack und muss nicht auf die Steuererklärung warten. Für den Steuerpflichtigen bedeutet es weniger eigenen Aufwand, allerdings merkt man unter Umständen gar nicht, wie viel Steuer abgeflossen ist, weil es im Hintergrund passiert.
Reisekosten: Wenn Sie beruflich unterwegs sind – sei es auf Kundenbesuch, Messe oder Fortbildung – entstehen Reisekosten, die Sie steuerlich geltend machen können. Dazu zählen Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwand. Fahrtkosten: Nutzen Sie Ihren Privat-Pkw, können Sie pauschal 0,30 € pro gefahrenem Kilometer als Betriebsausgabe ansetzen (bei betrieblichen Fahrten mit dem Firmenwagen laufen die Kosten sowieso in der Firma). Bahn- oder Flugtickets gehen natürlich ebenfalls als voller Betrag in die Ausgaben. Übernachtungskostenauf Dienstreisen sind ebenfalls abzugsfähig – vom Hotel bis Airbnb, wichtig ist die Rechnung auf den Firmennamen. Der Verpflegungsmehraufwand ist eine Pauschale für Mahlzeiten, weil man auswärts oft mehr bezahlt als daheim. In Deutschland können Sie bei Abwesenheit von mehr als 8 Stunden derzeit 14 € pro Tag ansetzen (bei 24-Stunden-Abwesenheit 28 €, gestaffelt für An-/Abreisetage bei mehrtägigen Reisen). Diese Verpflegungspauschale gibt’s statt einzelner Bewirtungsbelege und ist einfacher. Achtung: Geschäftsessen mit Kunden sind keine Reisekosten, sondern Bewirtungskosten und von diesen auch nur 70% abziehbar – anderes Kapitel. Zusammengefasst: Halten Sie Ihre dienstlichen Reisen gut dokumentiert (Fahrtenbuch, Belege), dann dürfen Sie die Kosten dafür voll oder pauschal von der Steuer absetzen. So wird der Trip zum Kundentermin zumindest finanziell etwas angenehmer.
Steuererklärung: Das jährliche Ritual, bei dem Unternehmer dem Finanzamt Rede und Antwort stehen. In der Steuererklärung geben Sie Ihre Einkünfte, Ausgaben und weitere steuerlich relevante Dinge für ein Kalenderjahr an, damit das Finanzamt Ihre endgültige Steuerfestsetzung durchführen kann. Für Unternehmer besteht meist die Pflicht zur Abgabe verschiedener Erklärungen: Einkommensteuererklärung (für Einzelunternehmer/Personengesellschafter) bzw. Körperschaftsteuererklärung (für Kapitalgesellschaften), Gewerbesteuererklärung, Umsatzsteuererklärung – und falls Mitarbeiter da sind, auch Lohnsteuer-Jahresausgleich bzw. Meldungen. Die Erklärung wird heute elektronisch über ELSTER ans Finanzamt gesendet. Wichtig sind die Fristen: Ohne steuerlichen Berater müssen Sie z. B. die Jahreserklärungen oft bis 31. Juli des Folgejahres abgeben; mit Steuerberater verlängert sich die Frist (für 2023er Erklärung z. B. bis Ende April 2025). Nach Prüfung erhalten Sie vom Finanzamt den Steuerbescheid, der genau auflistet, was Sie zahlen müssen oder zurückbekommen. Für viele Unternehmer ist es beruhigend, hierfür einen Steuerberater zu haben – der sorgt nicht nur für korrekte Zahlen, sondern kennt auch alle legalen Tricks und Kniffe, damit Sie nicht mehr Steuern zahlen als nötig. Und denken Sie dran: Verspätete Abgabe kann einen Verspätungszuschlag kosten – also lieber rechtzeitig kümmern!
Umsatzsteuer: Die Umsatzsteuer (USt) ist die Steuer, die auf nahezu alle Verkäufe und Dienstleistungen erhoben wird – für Endkunden meist sichtbar als „MwSt“ auf der Rechnung. Als Unternehmer fungieren Sie hier als Steuereintreiber: Sie schlagen auf Ihre Preise die Umsatzsteuer auf (derzeit meist 19%, ermäßigt 7%) und kassieren sie von Ihren Kunden. Diese eingenommene Steuer müssen Sie anschließend ans Finanzamt abführen. Die gute Nachricht: Was Sie selbst an Umsatzsteuer bezahlt haben (auf Eingangsrechnungen für Ihr Unternehmen), ziehen Sie als Vorsteuer ab. Unterm Strich zahlen Sie also nur die Differenz weiter. Beispiel: Sie verkaufen Ware für 1.000 € + 190 € USt = 1.190 € Gesamt und kaufen Vorprodukte für 500 € + 95 € USt. Dann müssen Sie an den Staat 190–95 = 95 € abführen. Die Umsatzsteuer ist somit für Sie neutral, solange Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind. Wenn Sie hingegen Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind, erheben Sie keine USt und können keine Vorsteuer ziehen (siehe Kleinunternehmerregelung). Wichtig: Die USt müssen Sie in der Buchhaltung sorgfältig getrennt erfassen (Umsatzsteuer auf eigene Umsätze, Vorsteuer auf Eingänge). Fehler bei der Umsatzsteuer können teuer werden, da das Finanzamt hier sehr pingelig prüft.
Umsatzsteuer-Voranmeldung: Anstatt einmal im Jahr wartet das Finanzamt bei der Umsatzsteuer nicht so lange auf sein Geld. Die meisten Unternehmer müssen monatlich oder vierteljährlich eine USt-Voranmeldung abgeben, in der die Umsatzsteuer-Zahllast des jeweiligen Zeitraums gemeldet wird. In der Voranmeldung erklären Sie die summe Ihrer Umsätze und Vorsteuern und errechnen die Differenz als Zahllast (oder Erstattungsanspruch). Je nach Unternehmensgröße greift folgende Regel: Im Vorjahr bis 1.000 € USt-Schuld -> keine Voranmeldungen nötig (Befreiung möglich); bis 7.500 € (ab 2025: 9.000 €) -> vierteljährliche Voranmeldungen; über 7.500 € (9.000 €) -> monatliche Voranmeldungen. Neugründer müssen in den ersten zwei Jahren immer monatlich melden. Die Voranmeldung ist jeweils bis zum 10. des Folgemonats fällig (mit Dauerfristverlängerung einen Monat später). Beispiel: Die USt-Voranmeldung für Januar muss bis 10. Februar abgegeben und die Steuer gezahlt werden. Durch die Voranmeldungen kassiert der Staat unterjährig sein Geld und Sie vermeiden, dass sich bis Jahresende hohe Beträge ansammeln. Am Jahresende kommt dann zusätzlich die Umsatzsteuer-Jahreserklärung, um alles endgültig abzurechnen. Mein Tipp: Nutzen Sie die Dauerfristverlängerung – dann haben Sie einen Monat mehr Zeit für jede Voranmeldung, was etwas Luft verschafft.
Verlustvortrag: Nicht jedes Jahr läuft gewinnbringend – manchmal schreibt ein Unternehmen einen Verlust. Das Steuerrecht lässt einen Verlust zum Glück nicht im Regen stehen: Mit einem Verlustvortrag können Sie rote Zahlen in die Zukunft retten, um später Steuern zu sparen. Konkret wird ein Jahresfehlbetrag ins nächste Jahr vorgetragen und mit zukünftigen Gewinnen verrechnet. Beispiel: Sie machen 2024 einen Verlust von 20.000 €. In 2025 erzielen Sie einen Gewinn von 50.000 €. Durch den Verlustvortrag werden 2025 zunächst die 20.000 € Verlust abgezogen, nur der verbleibende Gewinn von 30.000 € wird versteuert. So zahlen Sie für 2025 deutlich weniger Steuer, als wenn der 2024er Verlust nicht berücksichtigt würde. Verlustvorträge können grundsätzlich unbegrenzt in die Folgejahre mitgenommen werden, bis sie aufgebraucht sind. Zusätzlich gibt es noch den Verlustrücktrag – man darf einen Teil des Verlustes auch ins Vorjahr zurücktragen (bis zu 1 Mio. € bei Einzelveranlagung), um dort eine Steuererstattung zu erhalten. Wichtig: Den Verlust müssen Sie mittels Steuererklärung festgestellt bekommen (sog. Verlustfeststellungsbescheid). Gerade in der Startphase eines Unternehmens sind Verlustvorträge ein kleiner Trost für die Mühe: Sie sorgen dafür, dass erste Gewinne später nicht sofort voll besteuert werden.
Vorsteuer: Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die Ihnen von anderen Unternehmen in Rechnung gestellt wurde – beispielsweise auf Lieferantenrechnungen, Material, Büroausstattung, Beratungsleistungen, die Sie für den Betrieb einkaufen. Da das Umsatzsteuersystem so gestaltet ist, dass letztlich nur der Endverbraucher die Steuer tragen soll, dürfen Unternehmer diese gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer vom Finanzamt zurückfordern bzw. gegenrechnen. In Ihrer Umsatzsteuer-Voranmeldung ziehen Sie daher die Vorsteuer von der von Ihnen berechneten Umsatzsteuer ab. Voller Vorsteuerabzug besteht aber nur, wenn Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind – das sind Sie, solange Sie selbst umsatzsteuerpflichtige Umsätze ausführen. Machen Sie steuerfreie Umsätze (z. B. Arzt als Freiberufler, Vermietung zu Wohnzwecken ohne Option zur USt), ist der Vorsteuerabzug eingeschränkt oder ausgeschlossen. Beispiel: Sie kaufen einen neuen Laptop für 1.190 € (inkl. 19% USt). Die 190 € Umsatzsteuer stellen für Sie Vorsteuer dar. Haben Sie im selben Voranmeldungszeitraum Umsätze mit z. B. 500 € USt erzielt, zahlen Sie ans Finanzamt nur 500–190 = 310 €. Die Vorsteuer sorgt also dafür, dass Investitionen und Kosten netto nicht durch die Umsatzsteuer verteuert werden, solange sie betrieblich veranlasst sind. Bewahren Sie alle Eingangsrechnungen gut auf – bei einer Prüfung müssen Sie die Vorsteuerbeträge belegen können.
Zoll: Wenn Ihr Unternehmen mit Waren außerhalb der EU handelt, stolpern Sie schnell über den Zoll. Zölle sind Abgaben, die beim Import von Waren aus Drittstaaten (Nicht-EU-Ländern) anfallen. Sie dienen dem Schutz heimischer Wirtschaft und füllen nebenbei die Staatskasse. Für Unternehmer heißt das: Bestellen Sie z. B. Maschinen aus den USA oder Rohstoffe aus China, müssen Sie beim Import Zoll bezahlen, bevor die Ware in Deutschland in den freien Verkehr darf. Die Höhe des Zolls hängt von der Art der Ware und ihrem Wert ab (es gibt Zolltarifnummern und entsprechende Zollsatz-Prozente). Zusätzlich fällt meist noch Einfuhrumsatzsteuer an – das ist quasi die normale MwSt auf importierte Waren, die Sie aber als Vorsteuer wieder ziehen können. Der Zoll möchte auch Ausfuhranmeldungen, wenn Sie Ware ausder EU heraus verkaufen – allerdings sind Exporte meist zollfrei, aber man braucht Papierkram wie Ausfuhranmeldungen, Ursprungsnachweise etc. Als Unternehmer sollten Sie sich frühzeitig informieren, wenn Sie international Handel treiben: Falsch deklariert oder vergessener Zoll kann teuer werden, und Ware kann im Worst Case im Zoll-Lager festhängen. Zum Glück hilft oft ein Zollberater oder Spediteur bei den Formalitäten. Im Binnenmarkt der EU gibt es übrigens keine Zölle – das ist einer der Vorteile, innerhalb der EU zu kaufen und zu verkaufen.
